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Soluciones Tecnológicas para la Dirección General y Financiera.

NH Hotel Group confía en Altin Solutions para automatizar su Sistema de Gestión de Tesorería y de Pagos con la plataforma Kyriba SaaS.

Los datos:

  • Empresa:  NH Hotel Group
  • Industria: Hostelería
  • País: España
  • Solución: Gestión de Tesorería – Cash Management
  • Partner de implantación: Altin Solutions

Caso de Éxito de NH Hotel Group en la automatización de su Sistema de Gestión de Tesorería y de Pagos con la plataforma Kyriba SaaS.

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“La solución de Kyriba nos ha permitido una importante mejora de todos nuestros procesos de tesorería, una mejor visibilidad de nuestra posición y una mayor seguridad en la centralización de nuestros pagos en los 28 países donde estamos presentes. Para alcanzar este objetivo, la colaboración con el equipo de Altin ha sido un apoyo importante para acompañarnos en nuestro proyecto.”
— Fernando Cebada Roldán – Corporate Treasury Director, Finance NH Hotel Group.

LOS RETOS

De acuerdo con un enfoque tecnológico claramente innovador de la compañía y anticipando la profunda transformación de la industria financiera hotelera, el equipo de Finanzas y de Tesorería de NH Hotel Group planificó un ambicioso proyecto de cambio y mejoras en 2012 centrado en la plataforma SaaS de Kyriba.

NH inició la búsqueda de un proveedor con el que pudiera trabajar para centralizar sus procesos de tesorería con una solución de cash management segura y escalable para todo el grupo.
Desde el lanzamiento de la consulta, NH ha tenido una visión clara de sus objetivos:

  •  Eficacia en la Gestión de la Liquidez
  •  Mejora en el Control y Seguridad de las Transacciones
  • Centralización de la Tesorería

La prioridad era mejorar, armonizar y aumentar la seguridad para todos los procesos de gestión de tesorería en todos los países con una solución centralizada disminuyendo las tareas para dedicar así más tiempo al análisis de informes de datos más fiables.

Este tipo de proyectos iba a transformar radicalmente la forma con la cual NH gestionaría su flujo de efectivo utilizando las mejores prácticas de gestión de tesorería del sector.

NH contactó con Altin Cash Management Solutions, una empresa española especializada en implantar soluciones tecnológicas para optimizar la gestión de la liquidez, los pagos, los riesgos y el back office siendo el primer partner certificado de Kyriba para España y Latam.

La aplicación 100% SaaS de Kyriba fue un factor clave en la decisión de NH Hotel Group, ya que no requiere de una gran inversión del Departamento de IT y facilitaría el despliegue global del sistema aprovechando así una de las facetas más importante de la solución como, su gran capacidad de escalabilidad, y localización para cualquier entorno internacional.

Al finalizar su proceso de selección, NH decidió confiar el proyecto de implementación de la plataforma de Kyriba a Altin Cash Management Solutions.

A pesar de que los objetivos de entrada en producción eran muy ambiciosos, la alta disciplina y entrega de los equipos de NH involucrados en el proyecto, su agilidad en la toma de decisiones y su gran reactividad han permitido poder cumplir con las fechas inicialmente prevista.

LA SOLUCIÓN

Centralización internacional de Tesorería

NH Hotel Group ha establecido con todas sus entidades bancarias en el mundo, la centralización global de los saldos bancarios mediante un cash pooling internacional, optimizando la gestión de tesorería de una manera eficaz.

El objetivo era comprobar, registrar, validar, y contabilizar el Cash Pooling resultante, de dicha centralización internacional de saldos, utilizando de manera fiable procedimientos automáticos.

En 2018, las cuentas bancarias de saldo cero (ZBA Zero Balance Account) de Kyriba son más de 800 cuentas, están generando a nivel global una media de más de 160.000 transacciones mensuales de ZBA que son comprobadas, validadas, y contabilizadas automáticamente todos los días.

Visibilidad global de la Tesorería

PRIMERA FASE

En NH Hotel Group, la primera fase tenía como objetivo integrar todas las cuentas bancarias utilizando la conectividad SWIFT incorporada de forma nativa en el hub de conectividad de la plataforma de Kyriba, con el fin de gestionar de forma más eficiente la recepción, análisis y control de la información bancaria.

La presentación de los informes bancarios fue una de las claves para NH Hotel Group. Utilizando Swiftnet, NH incorporó 1493 cuentas bancarias diariamente, provenientes de 59 bancos, y todo con una única plataforma, basada en tecnología web.

SEGUNDA FASE

La segunda fase fue automatizar la elaboración de las previsiones de tesorería a nivel global. Aunque la visualización de las cuentas permite que se genere la posición real del efectivo, era necesaria obtener una proyección de la posición a corto, medio y largo.

Ahora, NH Hotel Group disfruta de una herramienta única y totalmente integrada que le ofrece visibilidad global sobre su liquidez con todos los países de mundo.

NH Hotel Group conectó su ERP SAP con Kyriba Enterprise, lo que permitió combinar la información de deuda e inversiones, con las cuentas a cobrar y a pagar, conformando el establecimiento de las previsiones de cash. Altin tuvo un papel clave para acompañar y soportar a NH en dicho proceso.

Utilizando la ficha de posición de tesorería, NH Hotel Group tiene una herramienta muy potente e intuitiva que combina los saldos de cash real, originados por las transacciones bancarias con las previsiones esperadas.

Esto garantiza que NH Hotel Group mantenga siempre la información actualizada, en tiempo real de sus posiciones, por bancos, cuentas, entidades y zonas geográficas, lo que les permite tomar decisiones ágiles y optimizar la liquidez de la empresa de la manera más eficiente.

Los módulos Cash Management & Forecasting de Kyriba automatizan la reconciliación de los saldos diarios de tesorería confirmando así la posición de tesorería a primera hora de la mañana.

LOS RESULTADOS

Uno de los desafíos más importantes para el área de tesorería de NH Hotel Group fue eliminar las tareas repetitivas de poco valor y el tiempo que se les dedicaba, porque suponen la ineficiencia, y por la alta probabilidad de errores, provocados por la intervención manual de la contabilización.

La automatización del proceso de contabilización e integración de GL en SAP, permitió reducir y eliminar, considerablemente estas tareas.

Con dicho proceso Kyriba/Sap se consigue la lectura e integración de los apuntes de partida doble de las transacciones bancarias y de tesorería.

Las reglas automáticas establecidas de NH Hotel Group permiten identificar las partidas y contrapartidas contables, basándose en un mapeo de las características de las transacciones para identificar las cuentas GL correspondientes. Creando así los apuntes contables que se integraran automáticamente en SAP.

En 2018, NH Hotel Group ha contabilizado más de 360.000 transacciones, las cuales representan 8.000 transacciones al día de promedio.

Todos los meses NH Hotel Group contabiliza 160.000 transacciones antes de las 15:00, CET, reflejando así susposiciones de tesorería en Contabilidad.

El procesamiento y la ejecución de los pagos son funciones críticas para el departamento de tesorería corporativa de NH.

Una gestión ineficaz de estas actividades puede repercutir directamente en la visibilidad y fiabilidad de la tesorería, reducir las eficiencias operativas, aumentar la complejidad para poder cumplir con los requisitos normativos y aumentar el riesgo de fraude.

Utilizando Swiftnet en combinación con la importación de las órdenes de pagos desde SAP, los pagos de NH Hotel Group son canalizados, a través de varios niveles de aprobación, tomando como base a las características intrínsecas del pago, como puede ser, el importe, tipo de pago, contrapartida.

Los avisos para la aprobación de los pagos pueden ser enviados automáticamente por correo electrónico y las autorizaciones pueden realizarse desde cualquier navegador o mediante la aplicación móvil de Kyriba.

Todos los días se realizan varios tipos de pagos, como pueden ser, SCT, Confirming, SDD y Pagos internacionales, recibiendo a su vez, los acuses de recibo bancarios para garantizar que el proceso de principio a fin está bajo control.

Actualmente, NH envía y recibe más de 14.000 archivos anualmente, lo cual representa 360.000 transacciones de pagos cifrándolo en aproximadamente dos mil millones de Euros.

En 2018, la plataforma de Kyriba es utilizada por más de 50 usuarios, con 2 usuarios clave en la sede central de Madrid. Además de este número de usuarios, hay 48 usuarios/firmantes de pagos que reciben el apoyo de Altin Cash Management Solutions.

Con la solución de gestión de pagos de Kyriba, NH Hotel Group puede aprovechar los flujos de trabajo automatizados para iniciar, ejecutar, aprobar y emitir pagos que cumplan con los requisitos internos y normativos.
— NH Hotel Group

ACERCA DE LA COMPAÑÍA

NH Hotel Group es un referente del sector hotelero urbano en Europa y Latinoamérica con más de 350 hoteles en 28 países, y presencia en las principales capitales como Ámsterdam, Barcelona, Berlín, Bogotá, Bruselas, Buenos Aires, Düsseldorf, Frankfurt, Londres, Madrid, México DF, Milán, Múnich, Nueva York, Roma o Viena.

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