Gestión de poderes bancarios: una garantía contra el fraude

junio 2, 2017

En un contexto económico marcado por la globalización ―y con la expansión internacional, las adquisiciones y las fusiones de empresas como telón de fondo― la gestión de poderes bancarios, es decir, la delegación de firmas sobre cuentas bancarias y flujos de tesorería (compras, pagos, colocación de fondos e inversiones), se ha visto enormemente dificultada.

Además, cuanto más compleja es la estructura de la empresa en cuanto a número de filiales, lugares geográficos distantes y culturas diferentes involucradas, más importantes son los riesgos asociados a la delegación de poderes bancarios. Saber cómo controlar a los apoderados en su conjunto y contener los riesgos derivados de sus movimientos (marchas, traslados, modificación de derechos, etc.) se ha convertido en una cuestión de vital importancia para los dirigentes.

 

Claves para una buena gestión de poderes bancarios

  1. Nombrar y actualizar apoderados con solo un par de clics

A pesar de esta realidad, son muchas las empresas que hoy en día todavía efectúan la gestión de poderes bancarios, de sus apoderados de forma manual o por medio de herramientas ofimáticas diferentes dependiendo de las filiales, sin que estén integradas en la gestión de la tesorería.

El buen uso de estas herramientas se sustenta, fundamentalmente, en la supervisión humana: alguien, a nivel local, debe encargarse de actualizar manualmente una única hoja de Excel, en el mejor de los casos, o, lo que es más habitual, multitud de hojas, en caso, por ejemplo, de que se produzca la marcha de un ejecutivo en el que se hayan delegado poderes. De hecho, estas herramientas ofimáticas son una fuente de errores e implican un significativo riesgo para las empresas.

Sin embargo, la automatización inteligente de la gestión de los apoderados y de sus derechos es hoy en día posible gracias a la integración de un módulo dedicado a este aspecto tan crítico dentro de los paquetes de software de gestión de la tesorería más innovadores. Estrechamente integrado con la gestión de los flujos de tesorería, los pagos y las comunicaciones bancarias, este módulo ofrece funciones avanzadas que permiten ahorrar tiempo y reducir en gran medida los riesgos asociados a las intervenciones de dichos apoderados.

  1. Riesgos mejor controlados gracias a la administración centralizada de poderes

En términos de reducción de riesgos, la primera función de este módulo de gestión de poderes bancarios, que contiene una única base de datos de apoderados, consiste en centralizar su administración: así, ya no existe la posibilidad de una dilución de responsabilidades en relación con esta gestión y la empresa finalmente obtiene una lista exhaustiva y actualizada de los apoderados y sus facultades concretas.

Esta administración centralizada permite nombrar apoderados y otorgar a cada uno de ellos derechos diferentes, en función de los bancos o las cuentas, de manera sencilla (facultades de abrir o cerrar cuentas, firmar cheques con o sin límite de cantidad, confirmar préstamos, etc). Y todo ello estableciendo una estrecha conexión con la referencia de las cuentas bancarias existentes en la gestión de la tesorería.

Esta herramienta de administración permite actualizar, por ejemplo, los derechos de un apoderado, como consecuencia de un traslado o promoción, o incluso suprimirlos en caso de su marcha de la empresa. Del mismo modo, la función de archivo permite conservar el historial de derechos, con vistas a controlar los riesgos con el devenir del tiempo.

  1. Procesos automatizados de edición y actualización para ahorrar tiempo

Para favorecer el ahorro de tiempo, el módulo de gestión de apoderados presenta numerosos procesos automatizados. Entre ellos se incluye por ejemplo:

  • La edición de cartas personalizadas cuyos destinatarios son los bancos implicados en relación con el nombramiento, confirmación de la firma, actualización o desactivación de un poder.
  • En caso de que se produzca la sustitución de un apoderado por otro, el sustituto obtiene automáticamente los derechos de su predecesor.
  • La función de actualización en cascada, realmente útil cuando una modificación de derechos afecta a todas las cuentas relativas a un apoderado.

Y estos son solo algunos de los numerosos procesos automatizados que permiten gestionar con solo unos clics todo el ciclo de vida de los apoderados dentro de la empresa.

  1. Hacia una administración responsable de los apoderados…

Aparte de fomentar el control y la reducción de los riesgos, así como el aumento de la productividad, el módulo que ofrece el editor Kyriba constituye, además, una herramienta estratégica para la administración de los apoderados.

Gracias a esta aplicación, las personas autorizadas de la empresa podrán obtener en cualquier momento, con una simple consulta, toda la información sobre un apoderado o un grupo de apoderados, un listado exhaustivo de los apoderados y de sus facultades, así como editar de forma manual o automática informes de seguimiento interno que es posible difundir automáticamente a una lista de destinatarios.

Estos informes contribuyen al reparto claro de las responsabilidades de control de los apoderados y a una elevada transparencia, además de garantizar los riesgos de fraude.

Pierre Bouaziz Darmon