¿Cómo seleccionar e implementar el mejor sistema de gestión de tesorería TMS para sus necesidades?
Evana Fernandez No hay comentarios

Aunque la mayoría de tesorerías empresariales dependen todavía de hojas de cálculo para llevar a cabo sus operaciones de tesorería, cada vez más empresas están optando por implementar un Sistema de Gestión de Tesorería (TMS).

La implementación de un TMS (Sistema de Gestión de Tesorería) puede mejorar la eficacia de su función de tesorería, la cual permite:

  • estandarizar procesos
  • centralizar funciones clave
  • crear un entorno de procesamiento directo
  • ofrecer una fuente única confiable para todos los datos financieros.

En este artículo, analizaremos cuatro temas clave relacionados con la selección e implementación de un sistema de gestión de tesorería.

¿Es importante realizar un análisis de negocio sólido con un retorno sobre la inversión (ROI) convincente?

Es uno de los factores más importantes en la selección de un sistema de gestión de tesorería (o, en realidad, cualquier plataforma tecnológica) es la creación de un análisis de negocio convincente que muestre el valor específico y tangible que generaría la solución.

Esto puede ayudar a acelerar el proceso de selección e implementación porque todo el mundo sabe lo que está en juego.

¿Qué objetivos debe perseguir un buen análisis de negocio?

  1. Incremento de la productividad, normalmente a través de la automatización de tareas manuales, como el trabajo en hojas de cálculo.
  2. Mejora de la visibilidad y la toma de decisiones mediante previsiones globales de efectivo más oportunas y precisas.
  3. Aumento de los controles internos por medio de procesos estandarizados y nuevas capacidades, como la prevención del fraude en tiempo real.

Si se concentra en estos tres elementos, obtendrá un análisis de negocio muy convincente para estimar su ROI.

¿Cómo seleccionar el Sistema de Gestión de Tesorería/TMS correcto para sus necesidades?

El proceso de evaluación, selección e implementación de un TMS puede ser una labor desafiante y que requiere mucho tiempo. Una preparación adecuada le ayudará a introducirse en el proceso con una clara comprensión de sus requisitos, objetivos y prioridades.

El uso de un planteamiento, de eficacia probada, en el proceso de selección de proveedores es fundamental para garantizar un resultado satisfactorio.

El objetivo es identificar un proveedor que pueda satisfacer sus requisitos empresariales actuales y continúe respaldándole a medida que evolucionen sus necesidades.

Cuando verifique las referencias, trate de alinear sus prioridades y entorno operativo con las referencias provistas. Por ejemplo, si tiene previsto implementar una solución SaaS, asegúrese de hablar con un cliente SaaS.

Aconsejamos que lleve a cabo este paso, ya que puede ayudarle a ahorrar un tiempo, dinero y frustración considerables a largo plazo.

El nivel de experiencia y habilidad de los consultores de implementación puede variar mucho, por lo que es importante garantizar que se asignan los mejores a su proyecto.

¿Es posible optimizar el valor de la colaboración interna?

Ya sea mediante la creación del análisis de negocio más convincente posible o la selección del TMS correcto, la colaboración entre partes interesadas es clave para la optimización del proceso.

Hay tres pilares que se deben considerar:

  • El primero es conocer su panorama interno: saber quién está escuchando y quiénes son las partes interesadas y afectadas. Esto será fundamental para llegar a obtener la autorización final.
  • El segundo es conocer lo que se espera: tiene que saber qué elementos debe tener en cuenta, incluyendo qué tipo de análisis se necesita (por ejemplo, detallado vs. macro), qué ahorro debe incluirse en el ROI (por ejemplo, costes indirectos vs. dinero efectivo) y a quién se entrega el análisis de negocio. Si es un director financiero, responsables de compras (TI), es imprescindible conocer a su público.
  • Por último, el tercer pilar es recordar los objetivos del proyecto de los que hemos hablado anteriormente: incremento de la productividad, mejora de la visibilidad y aumento de los controles internos. Es importante entender dónde reside el valor, y estos tres lo abarcan todo.

El papel de la gestión de proyectos para lograr el éxito de la implementación: cuando se selecciona un TMS, uno de los factores más importantes de éxito es una gestión de proyectos integral. (Descubre el ranking de los mejores proveedores del TMS)

Asegúrese de identificar e involucrar a las partes interesadas clave en todo el proceso. Si existen proyectos rivales en curso, asegúrese de disponer de los recursos para la labor de implementación.

También es fundamental formular los requisitos funcionales y técnicos antes de intentar implementar. Se pueden obtener oportunidades excelentes a partir de la selección de un nuevo colaborador de tecnología de tesorería que satisfaga sus requisitos empresariales actuales y sus futuras necesidades.

La creación de una solución más automatizada e integrada puede mejorar la capacidad del tesorero de aumentar su productividad a largo plazo y mejorar sus capacidades y visibilidad para una gestión superior en su empresa.