¿Cómo seleccionar e implementar el Mejor Sistema de Gestión de Tesorería para sus necesidades?

abril 11, 2018

Aunque la mayoría de tesorerías empresariales dependen todavía de hojas de cálculo para llevar a cabo sus operaciones de tesorería, cada vez más empresas están optando por implementar un Sistema de Gestión de Tesorería (TMS).

La implementación de un TMS (Sistema de Gestión de Tesorería) puede mejorar la eficacia de su función de tesorería, la cual permite:

  • estandarizar procesos
  • centralizar funciones clave
  • crear un entorno de procesamiento directo
  • ofrecer una fuente única confiable para todos los datos financieros.

En este artículo, analizaremos cuatro temas clave relacionados con la selección e implementación de un sistema de gestión de tesorería.

¿Es importante realizar un análisis de negocio sólido con un retorno sobre la inversión (ROI) convincente?

Es uno de los factores más importantes en la selección de un sistema de gestión de tesorería (o, en realidad, cualquier plataforma tecnológica) es la creación de un análisis de negocio convincente que muestre el valor específico y tangible que generaría la solución.

Esto puede ayudar a acelerar el proceso de selección e implementación porque todo el mundo sabe lo que está en juego.

¿Qué objetivos debe perseguir un buen análisis de negocio?

  1. Incremento de la productividad, normalmente a través de la automatización de tareas manuales, como el trabajo en hojas de cálculo.
  2. Mejora de la visibilidad y la toma de decisiones mediante previsiones globales de efectivo más oportunas y precisas.
  3. Aumento de los controles internos por medio de procesos estandarizados y nuevas capacidades, como la prevención del fraude en tiempo real.

Si se concentra en estos tres elementos, obtendrá un análisis de negocio muy convincente para estimar su ROI.

¿Cómo seleccionar el Sistema de Gestión de Tesorería/TMS correcto para sus necesidades?

El proceso de evaluación, selección e implementación de un TMS puede ser una labor desafiante y que requiere mucho tiempo. Una preparación adecuada le ayudará a introducirse en el proceso con una clara comprensión de sus requisitos, objetivos y prioridades.

El uso de un planteamiento, de eficacia probada, en el proceso de selección de proveedores es fundamental para garantizar un resultado satisfactorio.

El objetivo es identificar un proveedor que pueda satisfacer sus requisitos empresariales actuales y continúe respaldándole a medida que evolucionen sus necesidades.

Cuando verifique las referencias, trate de alinear sus prioridades y entorno operativo con las referencias provistas. Por ejemplo, si tiene previsto implementar una solución SaaS, asegúrese de hablar con un cliente SaaS.

Aconsejamos que lleve a cabo este paso, ya que puede ayudarle a ahorrar un tiempo, dinero y frustración considerables a largo plazo.

El nivel de experiencia y habilidad de los consultores de implementación puede variar mucho, por lo que es importante garantizar que se asignan los mejores a su proyecto.

¿Es posible optimizar el valor de la colaboración interna?

Ya sea mediante la creación del análisis de negocio más convincente posible o la selección del TMS correcto, la colaboración entre partes interesadas es clave para la optimización del proceso.

Hay tres pilares que se deben considerar:

  • El primero es conocer su panorama interno: saber quién está escuchando y quiénes son las partes interesadas y afectadas. Esto será fundamental para llegar a obtener la autorización final.
  • El segundo es conocer lo que se espera: tiene que saber qué elementos debe tener en cuenta, incluyendo qué tipo de análisis se necesita (por ejemplo, detallado vs. macro), qué ahorro debe incluirse en el ROI (por ejemplo, costes indirectos vs. dinero efectivo) y a quién se entrega el análisis de negocio. Si es un director financiero, responsables de compras (TI), es imprescindible conocer a su público.
  • Por último, el tercer pilar es recordar los objetivos del proyecto de los que hemos hablado anteriormente: incremento de la productividad, mejora de la visibilidad y aumento de los controles internos. Es importante entender dónde reside el valor, y estos tres lo abarcan todo.

El papel de la gestión de proyectos para lograr el éxito de la implementación: cuando se selecciona un TMS, uno de los factores más importantes de éxito es una gestión de proyectos integral. (Descubre el ranking de los mejores proveedores del TMS)

Asegúrese de identificar e involucrar a las partes interesadas clave en todo el proceso. Si existen proyectos rivales en curso, asegúrese de disponer de los recursos para la labor de implementación.

También es fundamental formular los requisitos funcionales y técnicos antes de intentar implementar. Se pueden obtener oportunidades excelentes a partir de la selección de un nuevo colaborador de tecnología de tesorería que satisfaga sus requisitos empresariales actuales y sus futuras necesidades.

La creación de una solución más automatizada e integrada puede mejorar la capacidad del tesorero de aumentar su productividad a largo plazo y mejorar sus capacidades y visibilidad para una gestión superior en su empresa.

Ranking IDC – ¿Cuáles son los mejores Proveedores de Sistemas de Gestión de Tesorería (TMS)?

marzo 19, 2018

IDC acaba de lanzar su último informe MarketScape (ranking de los mejores Proveedores de Sistemas de Gestión de Tesorería), con información de gran interés dirigida a profesionales de las finanzas que quieran ampliar conocimientos sobre la gestión de tesorería y del riesgo, ambos temas en constante cambio y desarrollo.

Kyriba líder en Tesorería SaaS según IDC MarketScape

Este estudio de IDC MarketScape proporciona una evaluación de las principales soluciones de software de gestión de riesgos y tesorería de SaaS y en la nube, y analiza qué criterios son más importantes para seleccionar el sistema adecuado.

Entre los nueve proveedores de software de aplicaciones de tesorería SaaS analizados, Kyriba es él que mayor puntuación a obtenido convirtiéndole en Líder del mercado.

Puedes descargar ahora gratis el informe de los mejores proveedores de Sistemas de Gestión de Tesorería (valorado en 15.000$) para obtener este análisis de los expertos de IDC, que incluye información sobre cómo las soluciones tecnológicas están impulsando la transformación digital de la Tesorería, cuáles son los proveedores líderes de estas soluciones y consejos para ayudaros a contratar la solución más adecuada a vuestras necesidades.

Sobre Altin Solutions

Grupo Altin, Kyriba Certified Partner, es una compañía de tecnología y consultoría que ofrece soluciones de gestión financiera y performance management que ayudan a sus clientes a comprender mejor su negocio agilizando y mejorando la eficacia en la toma de decisiones corporativas.

Mejores Proveedores de Sistemas de Gestión de Tesorería

En 2017 Grupo Altin fue premiado como Mejor Partner Europeo por Kyriba en el Kyriba Live que tuvo lugar en Paris.

Tendencias de gestión de tesorería para el 2018

diciembre 20, 2017

Hemos elaborado las posibles tendencias de gestión de tesorería para el próximo año, 2018. Este año será un año repleto de oportunidades para la tesorería. A continuación os marcamos nuestras 6 tendencias:

  • Fraude y cibercrimen:

    Habrá un mayor intento de fraude pero habrá una mejor detección de fraude de los pagos.

  • Nuevos instrumentos de pago:

    Los pagos serán inmediatos y se realizarán nuevos marcos regulatorios.

  • Criptomonedas:

    El famoso Bitcoin puede estar expuesto a lo que es: una marca y no una moneda.

  • CISO en la tesorería:

    El tesorero aplicará mejores prácticas de seguridad de la información.

  • Inteligencia Artificial:

    Se empezará a hablar de bots aplicados a la tesorería. (Bot: software que sirve para comunicarse con el usuario, imitando un comportamiento humano). Según expertos, “El bot será el principal canal de acceso a los negocios del futuro”.

  • Software As Service:

    Gestión de tesorería en Modo SaaS.

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Descargar la infografía sobre las Tendencias de gestión de tesorería 2018

Caso de Éxito: Cliente Grupo Norte

agosto 23, 2017

Caso de éxito en la Gestión de la Tesorería

Grupo Norte, compañía especializada en la prestación de servicios industrial con más de 40 años de experiencia, ahora disfruta de los beneficios de tener un control y gestión de su tesorería implementando el Modo SaaS con Altin Solutions.

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¡El efecto CISO!

julio 13, 2017

¡El CISO lo controla todo!

Hace unos diez años apareció un perfil nuevo en las empresas: el responsable de seguridad de los sistemas de información, también denominado CISO (Chief Information Security Officer) en el mundo anglosajón.

El CISO desempeña la función de asesoría, asistencia, información, Read more

Que trabaje la máquina… ¡a consolidar!

mayo 4, 2017

El jueves pasado comí con mis antiguos compañeros de Universidad. El objetivo de estas comidas es simple, principalmente se trata de mantener el contacto, aprovechar para pasar un buen rato y reírse recordando anécdotas y batallitas de la Facultad. Como cada trimestre nos juntamos unos quince o veinte comensales.

Cuando entre en el comedor, mientras saludaba a los más cercanos, una conversación llamo mi atención. Pepe había faltado en las dos últimas ocasiones y María Luisa le recriminaba por ello “si empezamos a fallar acabaremos por dejar de vernos y perderemos el contacto…”, razón no le faltaba, pues cada vez estamos más ocupados y es más complicada “la quedada”. Pepe se justificaba “Tengo muchísimo lio con el cierre, la consolidación del grupo es un dolor, cada vez tenemos que entregar más información, prepararla en menos tiempo y cuento con menos equipo”. No me lo podía creer y tampoco contener, cuantas veces había oído este mensaje con diferentes palabras y en diferentes lugares. María Luisa le comentó “habla con Mario, su empresa se dedica a montar sistemas de consolidación para Grupos”. Inmediatamente Pepe se dirigió a mí, quede con él en vernos otro día y en otro lugar pues no era el foro adecuado. A continuación empezamos con los aperitivos y como siempre pasamos un rato muy divertido.

Sin ánimo de orientar la exposición hacia la problemática específica de Pepe, CFO de una farmacéutica que maneja enormes cifras de presupuesto, pero que por otro lado construye y verifica el cumplimiento de ese mismo presupuesto, así como la consolidación financiera del Grupo, la información Financiera para Accionistas y Mercado, de forma artesanal, en Hoja de Cálculo…, a continuación detallamos algunas recomendaciones en las secuencias que bajo nuestra opinión deberían cubrirse en un ciclo de Consolidación Financiera y de Gestión para un Grupo Empresarial, y lo que es más importante, que parte de esta secuencia debe realizar el Usuario y que parte la plataforma tecnológica.

En resumen, los Departamentos Financieros, como él de mi compañero Pepe, deberían dedicar muchísimas menos horas a procesos artesanales de tratamiento de información (recopilación de datos de filiales, mapeos, homogeneizaciones, ajustes manuales en hoja de cálculo, obtención de informes, distribución,….) liberando ese tiempo para dedicarlo a tareas más provechosas y de valor añadido para la Organización como pueden ser:

  • Análisis de la información Financiera del grupo (Balance, Cuenta de Resultados, Ratios, Masas Patrimoniales, Variaciones significativas, Análisis de Márgenes, Ingresos, Unidades y Precios, políticas de cumplimiento del gasto,…), obtención de conclusiones y planes de acción.
  • Análisis de la información de gestión y de su contribución al negocio (Actividades, Zonas, Líneas de Productos, Responsables, Centros de Coste, Centros de Beneficio, etc…)
  • Elaboración y Seguimiento del Presupuesto, Rolling Forecast con estudio y variación de hipótesis.
  • Creación de Modelos de Simulación (Impacto de tipo de cambio, Variación del coste de MMPP, Variaciones de Márgenes,…) Análisis de Escenarios (Estable, Pesimista, Optimista,….)
  • Proyecciones de cierre: Obtención de múltiples versiones de datos en base a información real y datos proyectados previstos.

Para poder dedicar el tiempo a lo que realmente es importante para el Grupo, es necesario contar con una Plataforma Tecnológica potente y adecuada que integre automáticamente la información de las filiales, que sea flexible y manejable por cualquier usuario de negocio sin conocimientos técnicos complejos, en definitiva, que automatice todas las tareas repetitivas para que el usuario pueda dedicar su tiempo a lo que una maquina no es capaz de hacer, el análisis, la simulación y la toma de decisiones.

Mario Lurueña Yustas

 

MS Excel y los tesoreros: ¿una historia sin fin?

marzo 11, 2017

Muchos tesoreros están acostumbrados a utilizar Excel en su gestión diaria. ¡Es un hecho! Si son muchos en adoptar esta práctica, será que encuentran respuestas adecuadas a sus necesidades utilizando dicha herramienta. De hecho, la mera presencia de la suite Microsoft Office en numerosas empresas – y por lógica un acceso prácticamente directo a MS Excel – no puede por sí solo explicar este fenómeno. ¿Entonces, que ofrece esta herramienta que un software de tesorería no es capaz de ofrecer a sus clientes?

MS Excel es sin duda una solución que aporta una gran flexibilidad a sus usuarios. Desde luego no existe (o existen muy pocos) controles de “negocios” sobre los datos procesados, a diferencia de los paquetes de Software de Gestión de Tesorería (SGT). ¡Un error en una fórmula o un comando de una macro incorrectamente calibrada es un drama! ¿En un contexto de incremento del fraude y de riesgos operacionales (pérdida de datos), la flexibilidad ofrecida y el acceso a los datos para todos son realmente una ventaja?

MS Excel es una solución que ofrece una visión gráfica de los datos muy interesante. Este punto es obviamente importante para las personas encargadas de entregar informes a la dirección. La toma de decisión puede ser facilitada por la claridad de la información proporcionada. Sin embargo, los Sistemas de Gestión de Tesorería han mejorado, integrando soluciones complementarias como herramientas de BI (Business Intelligence). Al combinar una aplicación especializada con una solución avanzada para el tratamiento de la información, los financieros disponen de numerosos indicadores fiables de forma diferente (Gráfico, Mapa, etc…). Así pueden ir mucho más allá de lo que propone MS Excel, con el rendimiento y la potencia necesarias para una volumetría de datos a lo que MS Excel nunca puede llegar. Además, las empresas evitan que cada persona tenga “sus datos” en diferentes hojas de cálculo mientras que en un Sistema de Gestión de Tesorería el dato es “único” independientemente del usuario.

¡Otro argumento en favor de MS Excel es claramente: su precio! Sin embargo, y al contrario de lo que pueden pensar los usuarios que han delegado a su dirección de informática el coste de propiedad de su hoja de cálculo favorita, Excel no es gratuito. Los editores de software ofrecen ahora precios más competitivos, pero es obvio que los costes de desarrollo y de distribución de un sistema experto aplicado al tamaño de su mercado objetivo no permitirán nunca competir en este punto con una hoja de cálculo difundida al nivel mundial. ¿Se han preguntado cuál es el coste de los errores humanos en MS Excel a ese nivel?

La mayor parte de los tesoreros saben que los SGT se adaptan a sus necesidades. Las especificaciones de sus procesos están integrados de forma nativa en las plataformas existentes en el mercado: ¿Cómo podemos controlar la continuidad de los saldos bancarios con MS Excel? ¿Qué alertas tengo en caso de mala aplicación de las condiciones bancarias negociadas? ¿Cómo generar flujos intra-grupo en el marco de un cash pooling con MS Excel? Múltiples preguntas de este tipo encuentran su respuesta solo en el desarrollo de funcionalidades dedicadas a esta actividad. Sea cual sea las cualidades de MS Excel, dicha herramienta no ha sido pensada para dar respuesta a las especificaciones de un proceso de negocio en particular.

Teniendo en cuenta la evolución de las ofertas en el mercado de los Sistemas de Gestión de Tesorería y de su adecuación con los procesos que deben cubrir los tesoreros, es importante cambiar las costumbres con dos objetivos: seguridad y eficacia.

Pierre Bouaziz Darmon